1. Définitions

• Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée :
• CAI : Désigne la Commission d’accès à l’information créée en vertu de la Loi sur l’accès;
• Conseil : Désigne le conseil d’administration de Compo-Haut-Richelieu inc.;
• Employé : Désigne un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent, saisonnier ou contractuel;
• Cycle de vie : Désigne l’ensemble des étapes d’existence d’un renseignement détenu par Compo-HautRichelieu inc. et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission,
  sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction;
• Loi sur l’accès : Désigne la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
  renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1;
• Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle Compo-Haut-Richelieu inc. collecte,
  détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels;
• Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec Compo-Haut-Richelieu inc. dans le cadre
  de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur;
• Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de gouvernance en
  matière de protection des renseignements personnels de Compo-Haut-Richelieu inc.;
  PRP : Désigne la protection des renseignements personnels;
• Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui
  permet de l’identifier directement ou indirectement, comme : l’adresse postale, le numéro de téléphone, le
  courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de
  l’individu;
• Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré
  d’attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel
  à la personne en cas d’incident de confidentialité, comme l’information financière, les informations
  médicales, les données biométriques, le numéro d’assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
  l’orientation sexuelle;
• Responsable de l’accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l’accès,
  exerce cette fonction et répond aux demandes d’accès aux documents de Compo-Haut-Richelieu inc.;
• Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui,
  conformément à la Loi sur l’accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements personnels
  détenus par Compo-Haut-Richelieu inc.

2. Objectifs

La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :

• Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout
  RP recueilli par tout moyen technologique;
• Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par Compo-Haut-Richelieu inc. tout au long de son cycle de vie;
• Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli
  et son traitement au sein de Compo-Haut-Richelieu inc.;
• Assurer la confiance du public en Compo-Haut-Richelieu inc., faire preuve de transparence concernant le
  traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par Compo-Haut-Richelieu inc. et leur donner accès
  lorsque requis.

3. Confidentialité

3.1. Compo-Haut-Richelieu inc. conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

3.2. Compo-Haut-Richelieu inc. précise sa pratique de confidentialité lors de l’obtention de tout consentement
de la personne concernée à la collecte de tout RP.

3.3. Compo-Haut-Richelieu inc. applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des
RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l’accès.

4. Types de renseignements personnels recueillis par les services

Compo-Haut-Richelieu inc. détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP recueilli,
les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de Compo-Haut-Richelieu inc. ayant accès à ces
RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément à la procédure en
vigueur.

5. Consentement à la collecte de renseignements personnels

5.1. Compo-Haut-Richelieu inc. ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement
de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l’accès.

5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation
des fins auxquelles il est demandé, et doit être :

1. 1. 1. Manifeste : ce qui signifie qu’il est évident et certain;
      2. Libre : ce qui signifie qu’il doit être exempt de contraintes;
      3. Éclairé : ce qui signifie qu’il est pris en toute connaissance de cause.

5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l’accès, Compo-Haut-Richelieu inc. ne transmet pas à un
tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique de cette personne à tel
transfert.

5.4. Sous réserve des obligations de toute loi, tout règlement ou toute procédure, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des services de la part
de Compo-Haut-Richelieu inc.

5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l’utilisation et la détention de RP la concernant, la personne
concernée doit :

• • • À la suite de l’écoute d’un message téléphonique indiquant l’enregistrement de sa conversation, en
      s’adressant à l’employé de Compo-Haut-Richelieu inc. répondant à l’appel, en lui signifiant son refus
      audit enregistrement et à la collecte, l’utilisation et la détention de renseignements personnels
      divulgués lors de ladite conversation;
    • À la suite de la réception d’un formulaire de la part de Compo-Haut-Richelieu inc. ou tout autre
      document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de renseignements
      personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant l’employé de CompoHaut-Richelieu inc. lui ayant fait parvenir ledit formulaire;
    • Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de Compo-Haut-Richelieu inc., afin de
      bénéficier de tout service prodigué par Compo-Haut-Richelieu inc., en suivant les indications à l’endroit
      prévu aux fins de signifier son refus;

5.6. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l’accès à tout service de Compo-HautRichelieu inc. dans les circonstances suivantes :

• • • Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d’évaluer sa candidature pour tout
      emploi offert par Compo-Haut-Richelieu inc.;
    • Le refus de présenter une preuve de résidence pour accéder aux écocentres, cela étant la condition
      d’accès pour les citoyens des municipalités membres.

5.7. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d’un enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit
pour Compo-Haut-Richelieu inc. de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si
cela est justifié en fonction des fins pour lesquelles il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux
mêmes règles pour la protection des renseignements personnels.

6. Droits d’accès

6.1. Toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout RP la concernant et conservé dans un fichier
de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l’accès;

6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l’accès, toute personne concernée a le droit de recevoir l’information
relative à tout RP détenu par Compo-Haut-Richelieu inc. la concernant;

6.3. Compo-Haut-Richelieu inc. donne accès à l’information relativement à tout RP de la personne concernée, à
celle-ci, en lui permettant d’en prendre connaissance à distance ou au bureau administratif de Compo-Haut-
Richelieu inc. sur rendez-vous pendant les heures d’ouverture habituelles, soit de 8 h à 16 h 30 du lundi au
vendredi, et d’en obtenir une copie;

6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, Compo-Haut-Richelieu inc. prend des mesures
d’accommodement raisonnable pour lui permettre d’exercer le droit d’accès prévu au présent article 6. À cette
fin, Compo-Haut-Richelieu inc. tient compte de la politique établie en vertu de l’article 26.5 de la Loi assurant
l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale
(RLRQ c. E-20.1);

6.5. L’accès d’une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le
coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette personne.
Compo-Haut-Richelieu inc. établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les
prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de
documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3;

6.6. Lorsque Compo-Haut-Richelieu inc. entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du
montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la
transmission du document.

7. Droit de rectification

7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l’existence dans un fichier de tout RP la concernant
peut, s’il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte,
sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la Loi sur l’accès;

7.2. Lorsque Compo-Haut-Richelieu inc. refuse en tout ou en partie d’accéder à une demande de rectification
d’un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée;

7.3. Compo-Haut-Richelieu inc., lorsqu’elle accède à une demande de rectification d’un fichier contenant tout
RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le
cas, une attestation du retrait de celui-ci.

8. Procédure d’accès ou de rectification

8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que si elle est
faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de
représentant, d’héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d’assurance-vie ou d’indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l’autorité parentale même si
l’enfant mineur est décédé.

8.2. Telle demande est adressée au RPRP de Compo-Haut-Richelieu inc.

8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.

8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l’effet que la Loi sur l’accès attache
au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision
prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l’accès.

8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus
tard dans les vingt (20) jours suivant la date de sa réception.

8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter sans
nuire au déroulement normal des activités de Compo-Haut-Richelieu inc., le RPRP peut, avant l’expiration de ce
délai, le prolonger d’une période n’excédant pas dix (10) jours et en donner avis au requérant, par tout moyen
de communication permettant de joindre la personne concernée.

8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d’accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur l’accès sur
laquelle ce refus s’appuie.

8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s’accompagne du texte de la
disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant, et d’un avis l’informant du recours en révision à la CAI
prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l’accès et le délai dans lequel il peut être exercé.

8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l’objet de la demande soit conservé, le temps requis pour
permettre au requérant d’épuiser les recours prévus à la Loi sur l’accès.

9. Conservation et protection des renseignements personnels

9.1. Compo-Haut-Richelieu inc. héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.

9.2. Lorsque Compo-Haut-Richelieu inc., dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le
traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l’extérieur du Québec, elle prend les
meilleures mesures possibles afin de s’assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente
politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits
des personnes concernées.

10. Transferts des renseignements personnels à l’externe de Compo-Haut-Richelieu inc.

10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l’accès ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la
personne concernée, Compo-Haut-Richelieu inc. ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d’un tiers à
l’externe de Compo-Haut-Richelieu inc.

10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l’entremise d’un moyen technologique, la politique de
confidentialité d’un organisme tiers, le cas échéant, s’appliquera à ces RP désormais.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

11.1. Toute demande d’accès à un document ou un fichier de Compo-Haut-Richelieu inc. contenant tout RP doit
être adressée par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Susie Donais, responsable de la comptabilité
susie.donais@compo.qc.ca
450 347-0299, poste 203

11.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de confidentialité de CompoHaut-Richelieu inc.

12. Plaintes

12.1. Toute personne qui s’estime lésée par la manière dont Compo-Haut-Richelieu inc. gère la protection d’un
RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de Compo-Haut-Richelieu inc. publiée
sur son site Internet.

12.2. Lorsque sa demande écrite d’accès à un document contenant des RP de Compo-Haut-Richelieu inc. a été
refusée en tout ou en partie par le responsable de l’accès à l’information ou dans le cas où le délai prévu pour
répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission d’accès à l’information de
réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les trente (30) jours suivant la date
de la décision ou de l’expiration du délai accordé au responsable de l’accès à l’information. Elle peut exposer
brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.

13. Dispositions finales

13.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de Compo-Haut-Richelieu inc.
dans une section dédiée à celle-ci.

13.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de
son adoption par le conseil d’administration de Compo-Haut-Richelieu inc.

13.3. Toute modification à la présente politique doit faire l’objet d’une consultation du RPRP et doit être
précédée d’un avis de modification de quinze (15) jours publié sur le site Internet de Compo-Haut-Richelieu inc.